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会议签到系统

一、概述

  会议签到系统是在一卡通系统平台下开发的,以IC卡、与会电子二维码、指纹为主要信息媒介,记录从会议信息在系统中发出、召开到结束的会议信息管理,与会人员的迟到、早退、未参加等各种签到状态的统计。实现自动信息化会议管理,配合企业日常会议的管理工作,大大减轻会议管理人员的工作负担。


二、功能体系

图:会议签到系统功能结构图

◆ 基础信息

 ◇ 会场管理:对于会场名称、会场编号、可容纳人数以及会场地址的管理。

 ◇ 签到设备管理:对于设备名称、设备编号、所属会场以及IP地址等的管理。

 ◇ 会议管理:会议名称、会议编号、会议内容、联系人、主持人、会议签到、签退时间以及会议状态的管理。

 ◇ 人员补签:对于与会人员具备会议补签功能,对于其所属会议、签到类型以及时间。


◆ 会议流程

 ◇ 会前准备

  人员信息登记与管理:编号、姓名、身份证号、单位、职位、近照等。

  会议准备:会议举行前,会议工作人员提前将与会领导及各位需要参加此次会议的人员资料输入系统,以便为人员发卡。对本次会议与会的领导、特别人员和较少参加会议的人员,应提前检查资料是否存在。

◇ 签到管理

  签到:与会人员在签到机前出示签到卡,系统采集与会人员签到信息。

  临时人员签到:临时到会且计算机内未有资料的与会人员,若工作人员将其编号、单位、姓名输入到签到计算机,即可完成签到。即使在会议签到机工作处于脱机状态,会议工作人员也可以通过输入编码(持卡人在签到机前出示即可显示)或利用姓名等关键字直接查询座号并进行签到。

 ◇ 统计分析

  会议结束后,签到管理计算机会出具会议出席报表、按时出席报表、迟到人员报表、未出席人员报表。表内容有姓名、单位等。


◆ 统计报表

  提供会议明细报表、出勤报表、签到信息的统计报表。


三、 网络拓扑图

 


图:会议签到管理系统网络拓扑图


四、主要设备

点击查看:手持会议签到机

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